Taken

Taken zijn de werkeenheden van het systeem: alles wat gedaan moet worden is een taak, gekoppeld aan een project of als losse "quick task" aan een klant.

Taken vinden en aanmaken

• Takenlijst — onder Taken zie je alle taken, te filteren op status en prioriteit en te doorzoeken op titel.
• Bordweergave — met de knop Board wissel je naar een kanban-bord met een kolom per status. Sleep een kaart naar een andere kolom om de status te wijzigen; het systeem bewaakt daarbij de spelregels (een taak met open subtaken kan bijvoorbeeld niet naar Afgerond). Klik op een kaart om de taak in het zijpaneel te openen.
• Nieuwe taak — via Nieuwe taak, via het snelvak op het tabblad Taken van een project, of als quick task op de klantpagina.
• Bij het aanmaken kies je project, titel, omschrijving, prioriteit, begrote uren en wie eraan gaat werken.
• De deadline is verplicht. Elk formulier vult er alvast een voor — de eerstvolgende vrijdag met minstens twee dagen speling — die je gewoon kunt aanpassen. Zonder deadline valt de takenlijst terug op "nieuwste eerst" en zegt de volgorde niets meer; zie Volgorde bepalen.
• Terugkerende taken — via de knop Recurring op de takenlijst maak je plannen die zichzelf periodiek als taak aanmaken (wekelijks tot jaarlijks), met vaste toewijzing en deadline. Handig voor maandelijkse rapportages of backup-checks.

Volgorde bepalen

De takenlijst opent gesorteerd op prioriteitsvolgorde: de kolom # links toont de plek van elke taak in één gedeelde rangorde. Staat daar geen nummer, dan is de taak nooit met de hand gerangschikt en valt hij terug op zijn deadline.

Die rangorde maak je op Prioriteiten (knop op de takenlijst): een lijst met een greepje voor elke taak, die je met muis of vinger naar boven of beneden sleept. Wat haast heeft gooi je naar boven. Beheerders zien alle taken en kunnen op één medewerker filteren; andere rollen slepen alleen binnen hun eigen taken, zonder de volgorde van collega's te verstoren.

De twee werken samen: de deadline geeft élke taak een zinnige basisvolgorde, het slepen tilt de paar dingen die vóór moeten uit die stapel omhoog.

Het taakdetail

Een taak opent als paneel over het scherm, zodat je je lijst niet kwijtraakt. Daarin vind je:

• Status en prioriteit — versleep de taak door de workflow; afronden kan een review-stap bevatten.
• Subtaken — grote taken knip je op; subtaken zijn ook los in te plannen.
• Chat — overleg per taak, met @-mentions om collega's erbij te halen. Wie betrokken is (toegewezen, volger of genoemd) kan hier ook meldingen van krijgen via WhatsApp — zie Voorkeuren.
• Bijlagen — één lijstje met elk bestand dat bij de taak hoort, zodat je niets terug hoeft te scrollen. Wat je in de chat plaatst komt hier automatisch te staan; met de knop naast het verversknopje hang je een bestand rechtstreeks aan de taak — dat maakt geen chatbericht, blijft alleen in dit lijstje staan en kun je daar ook weer weghalen. Maximaal 10 MB per bestand.
• Timer — start je werk-timer direct op de taak; je uren worden er automatisch aan gekoppeld. Zie Urenregistratie.

Review

Taken kunnen een beoordeling doorlopen voordat ze definitief af zijn — bijvoorbeeld door de klant via het klantportaal. Goedgekeurd werk wordt afgerond; afgekeurd werk komt met feedback terug.

Plannen

Taken en subtaken worden door je planner op de teamplanning gezet (zie Teamplanning); je eigen ingeplande werk zie je op je agenda en dashboard.