Klantportaal

Het klantportaal is de omgeving voor je klanten zelf: een eigen, afgeschermde plek waar ze hun projecten volgen, opgeleverd werk beoordelen en contact met jullie houden, zonder iets van jullie interne keuken te zien.

Wat ziet de klant?

Het portaal heeft vier onderdelen, links in het menu: Overzicht, Offertes, Facturen en Support. Op een telefoon staat dat menu achter het knopje linksboven.

• Overzicht — vier tegels met de stand van zaken (werk dat op zijn akkoord wacht, offertes om te tekenen, openstaande facturen met bedrag, lopende tickets), de taken die op zijn akkoord wachten, Recent gebeurd (afgerond werk, jullie openbare berichten, verstuurde facturen en offertes) en rechts zijn projecten met de voortgang plus een hulpkaart.
• Een project — de taken van dat project die hij mag zien (open en afgerond apart) en een chat met jullie. Bedragen staan er nergens.
• Offertes — openstaande en geaccepteerde voorstellen, met een knop naar de tekenpagina.
• Facturen — alle verstuurde facturen met status en openstaand bedrag, inclusief PDF-download. Concepten blijven onzichtbaar.
• Support — zijn tickets en een formulier voor een nieuw ticket. Een ticket opent met een gesprek erbij.
• Uitleg — hoe het portaal werkt, in het kort, met snelle links naar een ticket indienen, offertes, facturen en het wijzigen van zijn wachtwoord.

Interne zaken blijven onzichtbaar: uren, tarieven, planning, interne taken en interne notities. In een chat of ticketgesprek ziet de klant alleen de berichten die jullie openbaar zetten. Een taakomschrijving ziet hij alleen bij een taak die op zijn akkoord wacht of die hij zelf aanvroeg.

De klant ziet de projecten van zijn héle bedrijf, niet alleen het project waar je de contactpersoon aan hebt gekoppeld.

Een klant toegang geven

1. Open de klant en ga naar Contactpersonen.
2. Klik in de kolom Portaal op Uitnodigen. De contactpersoon ontvangt een beveiligde onboarding-link per e-mail, 7 dagen geldig. Zonder e-mailadres staat de knop uit.
3. Via die link stelt de klant een wachtwoord in en komt direct in het portaal terecht.

De kolom laat zien waar het staat: Uitgenodigd (met de vervaldatum), Uitnodiging verlopen, Actief of Gearchiveerd. Bij een openstaande of verlopen uitnodiging heet de knop Opnieuw versturen: die stuurt een nieuwe link en maakt de vorige ongeldig.

Toegang zonder e-mail: wachtwoord instellen

Niet elke klant werkt met e-mail. Komt de uitnodigingslink nooit aan, klik dan in de kolom Portaal op Wachtwoord instellen. Wij maken het account meteen aan en tonen het wachtwoord één keer op het scherm, met een kopieerknop, zodat je het kunt voorlezen of doorgeven.

Wat je doorgeeft zijn twee dingen: het e-mailadres van de contactpersoon (daarmee logt hij in) en dat wachtwoord. Bij de eerste keer inloggen kiest de klant zelf een nieuw wachtwoord; tot dat moment komt hij nergens anders in het portaal.

Dezelfde knop helpt een klant die zijn wachtwoord kwijt is: je stelt een nieuw in, het oude werkt daarna niet meer. Het wachtwoord staat er maar één keer — kwijt is opnieuw instellen. Een gearchiveerd account herstel je eerst.

Toegang intrekken en herstellen

Werkt een contactpersoon niet meer bij de klant? Klik in dezelfde kolom op Toegang intrekken. Na een bevestiging kan hij direct niet meer inloggen, en een uitnodigingslink die nog in zijn inbox staat werkt niet meer. Het account staat daarna op Gearchiveerd.

Een gearchiveerd account zet je terug met Toegang herstellen; het oude wachtwoord werkt dan weer. Opnieuw uitnodigen kan bij een gearchiveerd account niet, want het e-mailadres blijft aan dat account gekoppeld.

Inloggen en taal

De klant logt in via dezelfde inlogpagina als je team; er is geen apart portaaladres. Portaalgebruikers landen automatisch in het portaal en kunnen niet in de interne app komen. Wachtwoord kwijt? De link Wachtwoord vergeten? op die pagina werkt ook voor klanten.

In het accountmenu rechtsboven kiest de klant zijn taal: Nederlands, Engels, Duits of Frans. E-mails aan de klant gaan in de taal die bij zijn bedrijf is ingesteld.

Meldingen

Het portaal heeft een meldingenbel, en dezelfde meldingen gaan ook per e-mail. De klant hoort het als:

• werk op zijn akkoord wacht: een taak komt op "wacht op klant";
• er een nieuwe taak voor hem zichtbaar is: iemand zet het vinkje "Zichtbaar voor klant" aan;
• er een antwoord op zijn ticket is: iemand van jullie zet een openbaar bericht in het ticketgesprek. Een interne notitie meldt de klant niet;
• hij in een chat genoemd wordt.

Meldingen worden gebundeld. Gebeurt er veel tegelijk, bijvoorbeeld omdat je dertig taken zichtbaar maakt, dan krijgt de klant één mail met alles erin, zodra het tien minuten stil is (uiterlijk na een halfuur).

Onderaan elke meldingsmail staat een link om af te melden. De klant ziet de meldingen dan nog in de bel, en zet de mails weer aan in het accountmenu van het portaal. Facturen, offertes en mails over zijn account blijven gewoon komen.

Welke taken ziet de klant?

Een nieuwe taak is intern: de klant ziet hem niet en krijgt er geen melding over. Vink in de taak onder Koppelingen "Zichtbaar voor klant" aan om hem zichtbaar te maken. Een taak die op "wacht op klant" staat, of die de klant zelf aanvroeg, is altijd zichtbaar.

Review in je workflow

Wil je klantgoedkeuring op oplevering? Zet de taak op "wacht op klant", of keur hem goed in de interne reviewstap. De klant krijgt een melding en ziet de taak op zijn overzicht, met goedkeuren of afkeuren met feedback. Goedgekeurd werk wordt bij jullie automatisch afgerond; afgekeurd werk komt met de feedback terug bij het team.

Taken aanvragen

Op zijn overzicht en op een projectpagina kan de klant met de plusknop taken aanvragen. Hij beschrijft wat hij nodig heeft; staat de AI-assistent aan, dan stelt die taken voor die de klant kan aanpassen voordat hij ze verstuurt. Hooguit tien taken per keer.

Aangevraagde taken komen binnen met de status Aangevraagd, en de projectmanagers (of anders de beheerders) krijgen een melding. Zet een taak op Te doen om hem te accepteren, of op Geannuleerd als hij niet doorgaat. Tot die tijd telt hij niet mee als werk.

Supporttickets

Onder Support dient de klant zelf tickets in (onderwerp, omschrijving, prioriteit, eventueel het project). Jouw team krijgt daarvan direct een melding, en het ticket telt mee in de SLA-bewaking.

Een ticket openen toont het gesprek over dat ticket. De klant ziet jullie openbare antwoorden en kan zelf reageren; zijn reactie gaat naar de behandelaars en volgers van het ticket. Hoe dat er aan jullie kant uitziet, staat bij supporttickets.

Deze documentatie is ook voor portaalgebruikers toegankelijk — stuur gerust een link door.