Asana-import

Via Instellingen → Asana zet je taken uit Asana over naar een klant en een project in Totaplan. Per Work-item in Asana kies je zelf welke taken meegaan en waar ze landen. Asana zelf blijft onaangeroerd.

Koppeling instellen

1. Maak in Asana een persoonlijk toegangstoken aan (profielfoto → Instellingen → Apps → Ontwikkelaarsapps).
2. Plak het token op de pagina en klik op Opslaan. Totaplan controleert het token meteen bij Asana en toont van wie het is. Het token wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer naar je browser gestuurd.

Gebruik het token van degene wiens Asana-zijbalk je wilt zien: de lijst met Work-items in de wizard zijn de favoriete projecten van de tokeneigenaar.

Een import doen

1. Klik op Nieuwe import.
2. Work-items — vink de Asana-projecten aan waaruit je wilt importeren. Staat een project er niet bij, zoek het dan op naam.
3. Taken en bestemming — kies per item de taken (per sectie, met een zoekveld) en de klant en het project waar ze heen gaan. Taken uit een verzamelproject als Web development horen vaak bij verschillende klanten: gebruik Splitsen om hetzelfde project over meerdere bestemmingen te verdelen. Een taak kan maar in één item tegelijk staan.
4. Personen en statussen — koppel Asana-personen aan medewerkers (op e-mail vooringevuld) en kies per sectie de status in Totaplan.
5. Controleren en starten — de import draait op de achtergrond. Op de instellingenpagina volg je de voortgang en open je daarna per taak het rapport.

Wat komt er mee?

• Taak en subtaken — Totaplan kent één niveau subtaken. Diepere subtaken komen direct onder de gekozen taak, met het pad in de titel: Mobile app › Filter issues.
• Toegewezene en volgers — alleen voor personen die aan een medewerker gekoppeld zijn.
• Omschrijving — met opmaak en geplakte afbeeldingen.
• Reacties — als interne chatberichten, op volgorde en met hun oorspronkelijke tijdstip. Een reactie van iemand zonder Totaplan-account staat op jouw naam, met Asana · naam · datum erboven.
• Bijlagen — bestanden uit Asana worden gekopieerd. Koppelingen naar Google Drive of Dropbox (en heel grote bestanden) komen als link in een notitie "Geïmporteerd uit Asana" bovenaan de chat.

Er gaan geen meldingen of WhatsApp-berichten uit, en de reacties verschijnen niet als ongelezen.

Reacties alsnog openbaar maken

Alles komt intern binnen. Wil je dat de klant een reactie in het portaal ziet, open dan de taak en klik bij het bericht op Openbaar maken. Voor meerdere berichten tegelijk gebruik je Selecteren boven de chat. Eigenaren en beheerders mogen dit bij elk bericht; medewerkers alleen bij hun eigen berichten.

Opnieuw importeren

Opnieuw importeren is veilig. Een taak die al in Totaplan staat blijft waar hij staat en wordt niet overschreven; alleen reacties, bijlagen en subtaken die sindsdien in Asana zijn bijgekomen worden toegevoegd. Heb je een geïmporteerde taak in Totaplan verwijderd, dan wordt hij overgeslagen.

Alleen zichtbaar voor eigenaren en beheerders.