Urenregistratie en timer

Uren schrijf je niet achteraf in een spreadsheet, maar live met de werk-timer in de header. Alles wat je klokt is direct terug te zien — voor jou én (met de juiste rechten) voor je beheer.

De werk-timer

• Starten — klik de timer in de header, of start 'm direct op een taak of supportticket; de uren worden dan automatisch aan dat werk gekoppeld.
• Pauzeren — kies een pauzereden (koffie, lunch, overig); pauzes tellen niet als werktijd.
• Stoppen — rond je registratie af met een omschrijving. Stop je vanuit supportwerk, dan koppel je de tijd aan het juiste ticket.

De timer loopt overal met je mee: op welk scherm je ook bent, hij staat in de header.

Vergeet je de timer weleens? Je organisatie kan timer-meldingen aanzetten: wie ingeklokt is zonder actieve taak krijgt dan een vriendelijk duwtje.

Je urenhistorie

Onder Tijdsbeheer staat je persoonlijke historie van afgeronde registraties. Je kunt per regel de omschrijving en de factureerbaar-markering aanpassen. Registraties zijn er in drie soorten: algemeen werk, taakwerk en supportwerk.

Elke werkregel staat op Openstaand of Uitbetaald. Je eigen openstaande uren zet je zelf op Uitbetaald: per regel met de keuze in de statuskolom, of vink meerdere regels aan en gebruik de balk boven de lijst (met een betaaldatum). Taak- en supportregels hebben geen eigen status — die worden uitbetaald via de werktijd waarin ze vallen. Uitbetaalde uren weer op Openstaand zetten, of de status van andermans uren wijzigen, kan alleen wie over de lonen gaat. Filter bovenaan op status en periode om te zien wat er nog openstaat.

Met Mail mijn uren stuur je je uren op: je krijgt een overzicht van je openstaande billable uren over een gekozen periode — de totalen in de mail, de volledige specificatie als CSV-bijlage. Uren die al op Uitbetaald staan gaan niet mee, net als uren die je niet als factureerbaar hebt gemarkeerd. Zet de uren op Uitbetaald zodra ze betaald zijn, dan gaan ze de volgende keer niet opnieuw mee.

Owners en admins kiezen bovenaan een medewerker, of Alle medewerkers voor één overzicht van ieders uren. Daar corrigeer je tijden, verwijder je regels en zet je de status per regel of in bulk — ook vanuit Gewerkte dagen via de knop Alle uren.

Rapportage (beheer)

Voor owners/admins zijn er twee rapportages:

• Urenrapportage — totalen per medewerker met uitsplitsing per taak en supportticket, inclusief CSV-export voor je eigen analyse of verloning. Met Mail rapport krijg je hetzelfde overzicht van álle medewerkers per mail, met de CSV als bijlage.
• Gewerkte dagen — welke dagen iemand geklokt heeft en hoe lang, met per dag de begin- en eindtijd. Klap een medewerker uit en je ziet de dagen onder elkaar staan; de tijd tussen begin en eind is ruimer dan de gewerkte tijd zodra er pauzes tussen zaten. Op dit scherm vink je ook aan welke uren aan de medewerker zijn uitbetaald. Klik een medewerker aan en je krijgt zijn eigen scherm: links de dagen, rechts de lijst met de losse geklokte blokken (openstaande regels rood, uitbetaalde groen). Wat er is uitbetaald staat bij elkaar onder Uitbetalingen. Aanvinken gaat per regel, maar hoeft dat niet te zijn — alles selecteert de hele lijst, twee klikken pakken alles tussen die twee regels (in beide richtingen), en tot hier neemt die regel en alles wat ouder is. Kies een betaaldatum, eventueel een notitie, en je vinkt ze in één keer af. Vergissing? Schakel naar Uitbetaald, selecteer en haal het vinkje weg. Let op: dit gaat over wat de medewerker betaald krijgt, niet over wat je aan de klant factureert; dat laatste staat onder Facturen → Uren factureren.
• Winstgevendheid — per project de loonkosten van de geklokte uren (gewaardeerd tegen het loon dat gold toen het werk gedaan werd) tegenover de gefactureerde omzet, met de verliezers bovenaan.
• Live dashboard — wie is er nú ingeklokt, aan welke taak, en hoe lang al. Ververst automatisch.

Uren en facturen

Factureerbare uren vormen de basis voor je facturatie richting de klant; de begrote uren op een taak zie je terug in de takenlijst en op het taakdetail, zodat je budget en realiteit naast elkaar houdt.

Onkosten declareren

Via Tijdsbeheer → Declaraties dien je onkosten in: datum, categorie, bedrag en een foto of PDF van het bonnetje (op je telefoon opent direct de camera). Je kunt een ingediende declaratie nog bewerken of intrekken totdat het beheer hem beoordeelt. Goedgekeurde declaraties landen — als de boekhouding in de PMS staat — automatisch als kosten in het memoriaal, en het beheer downloadt per maand een CSV voor de verloning.