Angebote, die unterschrieben werden
Erstellen Sie ein Angebot als Seite in Ihrem Design, senden Sie einen Link und sehen Sie, wann Ihr Kunde es ansieht.
Mehr dazuFür Agenturen und Studios
Ihre ganze Agentur in einem System.
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung: Projekte, Planung, Stunden und Kundenkontakt an einem Ort. Keine einzelnen Tools mehr, die nicht miteinander sprechen.
Täglich im Einsatz bei Rex Media, der Agentur, die Totaplan gebaut hat.
Weniger abtippen. Mehr Überblick.
Jedes einzelne Tool ist ein Ort, an dem Arbeit liegen bleibt. In Totaplan nutzt jeder Schritt, was der vorige schon wusste.
Ohne TotaplanMit Totaplan
Angebote als PDF hin und her mailen
Der Kunde unterschreibt online und das Projekt steht bereit
Stunden nachträglich zusammensuchen
Timer laufen auf Aufgabe und Projekt mit
Rechnungen aus losen Listen erstellen
Gearbeitete Stunden stehen schon auf dem Rechnungsentwurf
Kunden, die wegen des Stands anrufen
Kunden schauen in ihrem eigenen Portal mit
Selbst nachhalten, wer noch zahlen muss
Zahlungen und Mahnungen laufen von selbst
Alles ist drin. Und alles arbeitet zusammen.
Keine Schnittstellen zwischen sechs Abonnements: Jeder Bereich liest und füllt dieselben Daten.
Projekte und Planung
Aufgaben, Fristen und eine Planung, die zeigt, wer was übernimmt und wie ausgelastet alle sind.
Mehr dazu
Stunden, die stimmen
Starten Sie den Timer bei einer Aufgabe. Vergessen? Die Zeitleiste zeigt sofort, welche Zeit noch nicht gebucht ist.
Mehr dazu
Rechnungen, die sich selbst nachverfolgen
Die Bankanbindung sieht, was bezahlt wurde. Bleibt eine Zahlung aus, geht die Mahnung von selbst raus.
Mehr dazu
Kundenportal
Kunden verfolgen ihre Projekte, geben frei, melden Tickets und bezahlen Rechnungen an einem Ort.
Mehr dazuEin Assistent, der mitarbeitet
Eva legt Aufgaben an und sucht Informationen, in der App und über WhatsApp. Alles, was etwas ändert, geschieht erst nach Ihrer Zustimmung.
Mehr dazuBeispiel aus einer Demo-Umgebung. Namen und Beträge sind erfunden.
Eine durchgehende Linie, von der Unterschrift bis zur Zahlung.
- 1
Angebot unterschrieben
Ihr Kunde unterschreibt online und Sie erfahren es sofort.
- 2
Projekt steht bereit
Aufgaben werden aus dem Angebot angelegt.
- 3
Stunden laufen mit
Timer verknüpfen Ihre Zeit mit dem richtigen Projekt.
- 4
Rechnung geht raus
Stunden stehen schon auf dem Rechnungsentwurf.
- 5
Bezahlt oder gemahnt
Die Bank sieht die Zahlung. Bleibt sie aus, folgt die Mahnung.
Und alles andere, was eine Agentur braucht.
Buchhaltung
Hauptbuch, Eingangsrechnungen und Gutschriften laufen mit.
Bankanbindung
Zahlungen automatisch zugeordnet.
Tickets
Meldungen per Portal oder E-Mail, Antworten aus Ihrem Posteingang.
App für Ihr Telefon
Timer, Nachrichten und Benachrichtigungen dabei.
Urlaub
Anträge, Salden und Feiertage.
Spesen
Beleg fotografieren und einreichen.
Berichte
Rentabilität pro Projekt und Kunde.
Website-Monitoring
Verfügbarkeit, SSL und Domains von Kundenseiten.
Passwort-Tresor
Kunden-Logins sicher im Team geteilt.
Kalender
Termine und eine Anbindung an Google Kalender.
Büro-Bildschirm
Die Planung von heute auf dem Fernseher.
Chat
Gespräche bei der Aufgabe, um die es geht.
Ihre Daten, gut geschützt.
Kundendaten sind sensibel. Deshalb ist der Schutz im Fundament des Systems verankert.
Datenschutzerklärung lesenEigene Datenbank pro Organisation
Ihre Daten sind von denen anderer Kunden getrennt.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Ein zusätzliches Schloss an den Mitarbeiterkonten.
Rechte pro Rolle und Person
Legen Sie fest, wer was sieht, bis hin zu Beträgen und Stundenlöhnen.
Verschlüsselt gespeichert
Kontaktdaten, Kunden-Logins und Anbindungen sind verschlüsselt.
Warum es Totaplan gibt
Wir haben Totaplan für unsere eigene Agentur gebaut, weil zehn einzelne Tools nicht zusammenarbeiten wollten. Was Sie in einer Demo sehen, ist das System, das wir selbst jeden Tag nutzen.
Das Team von Rex Media, die Macher von Totaplan
- Entstanden im Alltag einer Agentur
- Jede Funktion zuerst selbst im Einsatz
- Weiterentwickelt im Austausch mit Nutzern
- Niederländischer Support und kurze Wege
Keine Preisliste, aber ein Plan, der passt.
Jede Agentur arbeitet anders. Deshalb schauen wir zuerst gemeinsam, was Sie brauchen.
- 1
Kennenlernen
Sie erzählen, wie Sie heute arbeiten und wo es hakt. Wir zeigen es anhand Ihrer Situation.
- 2
Plan nach Maß
Passend zu Ihrem Team und Ihrer Arbeitsweise erhalten Sie ein Angebot mit einem klaren Preis.
- 3
Gemeinsam umsteigen
Wir richten Ihren Arbeitsbereich ein und helfen beim Übertragen von Kunden und laufenden Projekten.
Die Fragen, die jede Agentur zuerst stellt.
Für wen ist Totaplan?
Für Agenturen und Studios, die mit Projekten, Stunden und Rechnungen arbeiten, von Marketing und Design bis Entwicklung und Wartung.
Was kostet es?
Das hängt von Ihrem Team und Ihrem Bedarf ab. Deshalb besprechen wir das persönlich und Sie erhalten ein passendes Angebot. Ein Gespräch verpflichtet Sie zu nichts.
Wie steigen wir um?
Wir richten Ihren Arbeitsbereich ein und helfen beim Übertragen von Kunden und laufenden Projekten.
Funktioniert es mit unserer Buchhaltung?
Totaplan hat eine eigene Buchhaltung und exportiert außerdem an Ihren Steuerberater oder Ihr Programm, unter anderem Exact und SEPA-Dateien.
Was genau macht der KI-Assistent?
Fragen beantworten, Aufgaben anlegen, Rechnungen suchen und zusammenfassen, in der App und über WhatsApp. Alles, was etwas ändert oder versendet, geschieht erst nach Ihrer Bestätigung.
Lernen wir uns kennen.
Sagen Sie uns kurz, wo es hakt. Wir melden uns und schauen gemeinsam, was zu Ihnen passt.
- Unverbindliches Gespräch, online
- Mit Ihrer eigenen Situation als Beispiel
Wir verwenden Ihre Daten nur, um Sie zu kontaktieren. Keine Newsletter, keine Weitergabe an Dritte.